Эффективность бизнеса во многом зависит от качества и скорости коммуникации: внутри коллектива, с клиентами, поставщиками, партнерами. Самый удобный инструмент для этого — корпоративный мессенджер. Он поможет наладить работу при переходе на удаленный режим или в системе филиалов большой компании.
Что такое корпоративный мессенджер
Основные возможности корпоративного чата:
-
переписка;
-
обмен документами, изображениями, аудио-, видеофайлами;
-
звонки по аудио-, видеосвязи, организация конференций;
-
тематические чаты, к которым можно подключать только определенных сотрудников.
Мессенджер — удобное решение для компании, если:
-
отделы расположены в разных зданиях, районах, городах;
-
у вас много офисных и удаленных сотрудников, вы часто собираетесь на планерках;
-
нужна немедленная реакция на запросы, например, оперативная отчетность.
Также чат нужен, если в течение рабочего дня происходит много согласований, есть большой поток заказчиков и важно контролировать ситуацию по каждому. История сообщений подскажет, в каком статусе находится общение, какие документы надо отправить или когда позвонить.
Плюсы корпоративных мессенджеров
Корпоративные мессенджеры созданы специально для бизнеса. У них больше функций в сравнении с массовыми приложениями и повышенный уровень безопасности передачи данных — обычно корпоративные мессенджеры работают под протоколом AES. Мессенджер можно настроить под потребности компании и контролировать его работу через отдел IT, а технические неполадки оперативно устранит производитель ПО.
Корпоративные мессенджеры помогают повысить продуктивность в команде. Пользователь может настроить оповещения, отмечать свое присутствие на рабочем месте и не отвлекаться на личные сообщения. К примеру, в безопасном мессенджере Mango Talker есть функция показа статусов коллег: вы устанавливаете статус «Не беспокоить» во время совещания, а другие сотрудники экономят время и не пытаются с вами связаться. Попробуйте приложение Mango Talker и оцените другие полезные опции — использование бесплатно для клиентов MANGO OFFICE.
Почему не стоит просто пользоваться обычными мессенджерами
Серверы, через которые проходят сообщения, принадлежат третьим лицам. Вы не контролируете безопасность передачи данных и доступ к ним посторонних людей. Программы на корпоративном сервере выигрывают, ведь правила в них устанавливает владелец компании.
Главные минусы публичных мессенджеров:
-
низкая скорость передачи файлов, их сжатие, ограничение по размеру;
-
отсутствие поиска в чатах или его неудобство;
-
рассылки спама, невозможность отключить его;
-
отвлечение на чаты с друзьями, подписки на каналы;
-
плохая работа push-уведомлений на смартфонах и компьютерах;
-
личные контакты вперемежку с рабочими, можно по ошибке отправить сообщение не туда.
Виды мессенджеров
Мессенджеры делятся на три категории: бесплатные, бессерверные и клиент-серверные. У них есть и преимущества, и недостатки, которые стоит учитывать при выборе.
Бесплатные
Преимущество бесплатных мессенджеров в скорости их работы и отсутствии затрат на внедрение ПО. Также они работают через облачные серверы разработчиков, которые гарантируют непрерывность связи. Но такие приложения, как Google Talk, Агент Mail.ru, ICQ уязвимы — у них невысокий уровень безопасности передачи данных.
Второй недостаток решения — для регистрации в системе часто используют личные телефоны, а это угроза конфиденциальности при увольнении сотрудников. В случае смены номера теряется история сообщений, а с ней адреса и телефоны клиентов, последние договоренности с ними, которых еще нет в CRM. Но главное — у компании нет возможности контролировать разговоры сотрудников, так как нет доступа к серверу.
Бессерверные
Это коммерческие продукты: Vypress Chat, Network Assistant, Tox. Все они отличаются замкнутой системой: пользователи видят только друг друга и не могут общаться с «внешним миром». Это инструмент для взаимодействия внутри коллектива — с его помощью не получится переписываться с заказчиками или поставщиками.
Бессерверные мессенджеры подходят для сетей до 30 рабочих мест. Они работают без доступа к интернету и сильно загружают сетевой трафик. Такой подход хорош, когда нужна система информирования без обратной связи. Для приватного диалога лучше установить коммутаторы — они помогут настроить отправку сообщений конкретным получателям.
Клиент-серверные
Более сложная ИТ-инфраструктура требует других решений, например, клиент-серверных. Их «центральная» программа устанавливается на удаленный или локальный сервер, а системы работают на платформе UNIX или Microsoft Windows. Сервер находится под контролем компании — вы сможете следить за безопасностью данных в сети. Сообщение дойдет до нужного адресата, даже если он не будет онлайн — информация останется на сервере. Поэтому для корпоративного использования больше всего подходит этот тип мессенджеров.
Клиент-серверные мессенджеры устанавливаются на те же серверы, что используются для учетных программ или IP-телефонии. Поэтому подключиться к серверу можно практически любым способом: по локальной сети, Wi-Fi, GPRS, 4G (LTE), VPN-каналу.
Как выбрать мессенджер
Есть продукты, популярные в определенной среде — например, Slack в IT-отрасли. Но мессенджер в любом случае нужно оценить с точки зрения удобства, функциональности. Иногда критичным становится возможность русификации интерфейса, его мобильная адаптация.
Перед выбором мессенджера составьте перечень необходимых функций. Мы подготовили примерный список критериев:
-
работа в рамках локальной сети или с подключением через интернет;
-
требуется ли анонимайзер или виртуальная частная сеть VPN;
-
тип платформы, поддержка мультиплатформенности;
-
наличие веб-версии для оперативного запуска в браузере;
-
возможность интеграции с другими сервисами вроде CRM;
-
поддержка обмена файлами, документацией.
В зависимости от направления бизнеса может понадобится шифрование данных. В этом отношении надежнее платные продукты, лицензионное соглашение которых предполагает сохранность информации и ответственность за разглашение коммерческой тайны.
Как внедрить корпоративный мессенджер
Внедрение проходит в несколько этапов. Первый заключается в подборе списка критериев. На втором этапе нужно установить мессенджер в тестовом режиме и подключить к нему группу сотрудников. Тестирование разных функциональных возможностей поможет выбрать подходящий вариант.
Как проходит внутренняя настройка программы:
-
Зарегистрируйтесь.
-
Подключите нужное количество пользователей: установите мессенджеры на все компьютеры и телефоны, чтобы использовать чаты не только в офисе.
-
Создайте для каждого пользователя учетную запись.
-
Подготовьте инструкции и обучите сотрудников.
-
Настройте чат-бот для приветствия и инструктажа новых пользователей (зависит от приложения).
-
Создайте общий чат компании и чаты для проектов и отделов.
-
Подключите сотрудников к чатам.
-
Интегрируйте мессенджер с другими платформами.
-
Настройте права доступа для каждого члена команды.
-
Оформите интерфейс в фирменном стиле бренда.
Заключение
Корпоративный мессенджер поможет вам не только наладить удобную коммуникацию в команде, но и оптимизирует рабочий процесс. Присмотритесь к платным программам, так как они гарантируют безопасность ваших данных. Выбирайте мессенджер, который можно настроить под потребности компании — не игнорируйте этап тестирования. У некоторых поставщиков для этого есть пробный период использования.
